Protokoll 1 juli 2009
Protokoll fört vid styrelsesammanträde i Långsands
Samfällighetsförening onsdagen den 1 juli 2009.
Plats och tid: Blåsut 18.00 – 20.15
Närvarande: Håkan Arkeby ordförande
Richard Olovsson
Anne-Marie Malmberg
Michael Michaelson/sekreterare
Leif Gelin tjänstgörande suppleant
Martin Lindroth
Morgan Gelin
Patrik Nilsson hade anmält förhinder.
Paragraferna 1 - 16.
§ 1 Mötets öppnande samt fastställande av tjänstgöringsordning.
Ordförande hälsade välkommen och förklarade styrelsemötet för öppnat. Leif Gelin valdes som tjänstgörande suppleant för Patrik Nilsson som anmält förhinder.
§ 2. Protokolljusterare.
Att jämte sekreterare justera dagens protokoll valdes Richard Olovsson.
§ 3. Fastställande av dagordning.
Den till mötet utskickade dagordningen godkändes i sin helhet.
§ 4. Uppföljning av årsmötesprotokollet.
Ordföranden gick igenom protokollet från föreningsstämman den 13 juni. Några av punkterna återkommer senare på dagordningen. Det gäller särskilt vägfrågan där Leif Gelin avrapporterade om planerade insatser under andra halvåret och under den kommande 10 – årsperioden.
För övrigt beslutade stämman att styrelsen i fortsättningen dels ska presentera ett budgetförslag för pågående verksamhetsår och dels ett för nästkommande år.
Dessutom tog stämman ett beslut om att styrelsen ska skicka in en skrivelse till Älvkarleby kommun och påpeka vikten av att det kommunala VA-nätet rustas upp för att undvika avbrott i vattenleveranserna och stopp i avloppsnätet. Ordföranden anmälde att han skriver till kommunen alternativt till Gästrike Vatten som numera övertagit det formella underhållsansvaret.
Under punkten övriga frågor anmäldes problem med vildkatter och hastighetsöverträdelser inom området. I kommande informationsblad ska båda dessa frågor aktualiseras.
§ 5. Presentation av förtroendevalda.
Tre nya personer valdes på årsstämman, Patrik Nilsson, ledamot, Morgan Gelin och Martin Lindroth, suppleanter. Samtliga närvarande gjorde en kort presentation innan mötet fortsatte.
Informationsärenden
§ 6. Ansökan om skogsvård vid Nabben-inskickad till länsstyrelsen.
Ordföranden informerade om att Länsstyrelsen sedan tidigare vill att en Miljökonsekvens-
beskrivning skall tas fram och bifogas till en eventuell ansökan om skogsvård.
Leif Gelin och Håkan Arkeby hade fått i uppdrag att se över förutsättningarna och ev. lämna in en kompletterande ansökan med miljökonsekvensbeskrivning.
Leif Gelin kompletterade ärendet genom att berätta att den tidigare inkopplade Tommy Laag från Stora Enso AB ännu inte hade hört av sig i ärendet. Leif fortsätter sökandet efter honom.
§ 7. Skogsansvarig - pågående arbete.
Leif Gelin informerade om att röjningsarbeten intill tomter vid Gnopslingan, Ryttarstigen samt mellan Hjortronstigen och Lingonstigen är beställda men ännu inte är påbörjade. Även här är Tommy Laag inkopplad i ärendet.
Ordföranden undrade om skogsplanen säger något om röjning av skogsområdet utefter Långsandsvägen mellan Fagermovägen och Snarmovägen. Leif Gelin informerade om att det området inte ingår i planen. Särskilda insatser kan dock övervägas om behov finns.
§ 8. Vägansvarig, angående den 5-åriga vägunderhållsplanen, 2009-2013.
Leif Gelin gav en fyllig redovisning över de diskussioner som ägde rum på årsstämman och de beslut som togs då bl a ytterligare 50 tkr tillfördes årets budget för barmarksunderhåll. Styrelsen fick en utförlig beskrivning av hur våra grusvägar ska byggas upp för att förbättra ytbeläggningen och fram för allt för att vattenavrinningen från vägkroppen ska kunna förbättras.
Vägverkets konsult och inkopplad entreprenör hade dessutom framfört sina synpunkter på nödvändiga underhållsarbeten på några av våra oljegrusbelagda vägar. I första hand gäller det Snarmovägen, som är i stort behov att omedelbara insatser. Om något år står även Lillbrovägen i tur att underhållas. Frågan om våra vägbulor diskuterades också samt kostnader för eventuella inköp av varningsskyltar för dessa.
Beslut i dessa frågor togs under paragraf 16 i detta protokoll.
§ 9. Fritidslokalen vid Nabben.
Den 18 april genomförde LSF ett möte tillsammans med berörda föreningar i Långsand. Samtliga närvarande, BK Nabben saknades, enades om att erlägga ett engångsbelopp om 5 000 kronor i hyra för att kunna nyttja lokalerna inom det närmaste året. BK Nabben har i efterhand informerat om att även deras årsmöte beslutade om ett tillskott på 5 000 kronor.
Samfällighetsföreningen i Gamla Byn hyr enligt annan taxa och omfattas inte av ovanstående summor.
Fastighetsansvarig Richard Olovsson informerade om planerade åtgärder kring lås, bokning, städning och andra praktiska frågor. Vattenförbrukningen i huset och i kringliggande fastigheter diskuterades också.
§ 10. Kontakter med myndigheter.
Ordföranden informerade om att några nya kontakter inte har tagits med Älvkarleby kommun angående styrelsens miljöarbete. Efter dagens konstituerande möte kommer information att ges till bygg- och miljökontoret om vem som utsetts till miljöansvarig för samfälligheten.
§ 11. Ekonomirapport.
Kassören, A-M Malmberg, redogjorde för den ekonomiska ställningen i föreningen med ett kontantinnehav på 870 tkr och utestående fordringar på knappt 5 tkr. Investeringsfonden uppgår till 202 tkr. Nettoresultatet uppvisar ett plus på 133 tkr per 1 juli.
Rapporten lades med ett godkännande till handlingarna.
§ 12. Höstmötet den 5 september.
Det planerade höstmötet förläggs i vanlig ordning till Turisthotellet i Älvkarleö. Lokaler är redan bokade och samtliga förtroendevalda anmodas att i god tid underrätta ordföranden om man inte har för avsikt att delta. Mötet börjar klockan 10.00.
Beslutsärenden
§ 13. Styrelsens arbetsmodell.
Den av ordföranden under våren upprättade arbetsmodellen för samtliga förtroendevalda hade skickats ut i förväg för bearbetning och granskning. Inkomna förslag till justeringar har senare lagts in i dokumentet och vid dagens möte framfördes inga nya synpunkter på de föreslagna arbetsuppgifterna för respektive verksamhetsområden.
Styrelsen beslutade att fastställa det inför dagens sammanträde utskickade förslaget.
§ 14. Konstituerande sammanträde.
I förslaget till arbetsmodell för styrelsen ingår ett relativt stort antal olika uppdrag där samtliga ledamöter och suppleanter omfattas i någon form. Följande uppdelning gjordes:
Namn Uppdrag Anmärkning
Håkan Arkeby Ordförande Stämmobeslut den 12 juni
Anne-Marie Malmberg Kassör Stämmobeslut den 12 juni
Ovanstående personer Var och en för sig tecknar firman Konstituerande beslut
Patrik Nilsson Vice ordförande Konstituerande beslut
Michael Michaelson Webbansvarig fr o m 1/9- 09 Konstituerande beslut
Richard Olovsson Fastighetsansvarig Stakgårdsudden, Konstituerande beslut
Ladan och Nabben.
Björn Belin Sekreterare Konstituerande beslut
Jan Eliasson Lekplatsen vid Snarmovägen Konstituerande beslut
Martin Lindroth Fotbollsplanen Konstituerande beslut
Morgan Gelin Vägansvarig Konstituerande beslut
Leif Gelin Skogsansvarig Konstituerande beslut
Övriga uppdrag
Bokföringsbyrå Ersättare för kassör Vid längre frånvaro m.m.
Håkan Arkeby Arbetsutskottets ordförande Förstärks med sakkunniga
Håkan Arkeby Miljöansvarig Anmäls till kommunen
Håkan Arkeby Introduktion av nyinflyttade I samråd med kassör
Anne-Marie Malmberg Medlemsregistret Löpande uppdateringar
Saknas f.n. E-post och posthantering Utses senare
Efter ingående diskussioner beslutade styrelsen att fastställa ovanstående arbetsfördelning för kommande verksamhetsperiod, 1 juli 2009 – 30/6 2010.
§ 15. Ny försäkringsupphandling.
Ordföranden redogjorde för den under våren pågående försäkringsupphandlingen. Bakgrunden till det uppdraget grundar sig på de diskussioner som fördes under andra halvåret 2008 inför övertagandet av den nya fastigheten vid Nabben, f.d. kanotklubbens lokal. Nuvarande försäkringsbolag, Trygg-Hansa, debiterar oss idag 30 580 tkr för sak- och ansvarsförsäkringarna.
Den från Länsförsäkringar erhållna offerten på motsvarande försäkringsunderlag slutade i ett första skede på 34 520 kr. Efter ett besök i Långsand tillsammans med ordföranden, meddelade bolaget att vi skulle kunna få en rabatt som reducerar premien ner till 27 047 kr. En sänkning av premien med ca 7 473 kr och med 3 533 i förhållande till Trygg-Hansa.
Styrelsen ansåg att den kostnadssänkningen var i minsta laget för att byta bolag. Håkan Arkeby gavs därför i uppdrag och fick fullmakt att fortsätta förhandlingarna och att kravet på en reducering på minst 5 tkr skulle framföras till Länsförsäkringar för att få byta bolag.
Det kan antecknas till protokollet att Länsförsäkringar den 3 juli lämnade en förnyad offert som slutar på 26 071 kr, en sänkning med 4 500 kronor i förhållande till Trygg-Hansas nuvarande premienivå. Därtill kommer ett erbjudande om att förse våra viktigaste lokaler, Blåsut och Nabben med brandsläckare, som idag saknas i dessa fastigheter.
Beslut har därför ännu inte tagits och frågan kommer därför att behandlas i särskild ordning via arbetsutskottet och anmälas på kommande möte i september.
§ 16. Underhållsplan för vårt vägbestånd.
Den av Leif Gelin lämnade informationen om förslag till vägunderhållsplan samt utdelat kostnadsförslag för de kommande tre åren låg till grund för den diskussion som leddes av vår nye vägansvarig, Morgan Gelin.
Styrelsen konstaterade att sommarens genomförda insatser med kantsopning, hyvling och saltning av grusvägarna, kunde genomföras med gott resultat. Drygt 40 tkr har redan förbrukats på barmarksunderhållet. Utöver budgetförslaget på 60 tkr skall den av stämman beslutade ökningen läggas till med 50 tkr, totalt 110 tkr. Förbättringsarbeten på våra belagda vägar beräknas ske under den senare delen av sommaren.
Den av våra belagda vägar som är i störst behov av underhåll är Snarmovägen som har ett bindemedel som tyvärr inte kommer att hålla särskilt länge.
Styrelsen beslutade därför att ge Morgan Gelin i uppdrag att ta in offerter på läggning av en ny ytbeläggning samt att detta arbete får beställas så snart offerterna behandlats.
Styrelsen beslutade också att beställa slåtter av samtliga diken.
Styrelsen beslutade i enlighet med kommunens allmänna policy att ta bort alla fasta farthinder samt att låta några löstagbara hinder sitta kvar den här sommarsäsongen. Fr o m 2010 ska inga farthinder finnas inom området.
För övrigt kommer Morgan Gelin att ta fram underlag för de större underhållsarbetena som anmäldes på årsstämman och som kommer att påbörjas under våren 2010. Underlaget beräknas bli klart till mötet i november 2009.
Slutligen antog även styrelsen Morgan Gelins förslag om att göra ett informationsblad som både skall läggas ut på nätet och skickas ut till samtliga medlemmar. Det skall kortfattat innehålla all nödvändig information om planerade väginsatser under våren 2010. Det ska också innehålla förslag om förväntade insatser från våra medlemmar kring tomtmarkering för kommande diknings- och röjningsarbeten. På vissa ställen kan det bli aktuellt att eventuellt flytta staket och buskar som finns uppsatta på samfälld mark.
Vid protokollet: Justerare:
Michael Michaelson Richard Olovsson
Sekreterare Ledamot
Håkan Arkeby
Ordförande